BAB III

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Profil Toko PP Sumurnangkah

Yayasan Pondok Pesantren Sumurnangkah sebagai salah satu wadah ilmu keagamaan salafiyah para insan dakwah adalah berawal dari kumpulan para santri dan alumni yang mempunyai visi, misi dan manhaj yang sama. Dengan kegiatan yang meliputi Bidang Pendidikan, Bidang Sosial dan Bidang Dakwah semuanya berorientasi ’social oriented’. Tidak ada muatan ’business oriented’, yayasan berjalan dengan semangat motto ”Aku Hanyalah Bukan Aku Adalah”. Pada perjalanannya tidak dipungkiri bahwa kendala kegiatan telah banyak dialami. Kendala manajemen pengelolaan (non materiil) harus diatasi dengan pembenahan manajemen pengelolaan, dan pembiayaan (materiil) harus diatasi dengan solusi bagaimana ada ketersediaan sumber pembiayaan yang memadai. Sumber pembiayaan yang sudah ada sekarang lebih bersifat pasif dari penyelenggaraan pelayanan / jasa yakni pada bidang pendidikan yang bersifat pasti tetapi terbatas, maupun pada bidang dakwah dan Bidang Sosial yang bersifat tidak pasti tetapi tidak terbatas.

Mini market merupakan salahsatu unit usaha koperasi dari Yayasan Pondok Pesantren yang didirikan untuk menciptakan sumber pembiayaan

yang bersifat pasti dan tidak terbatas sebagai solusi ekonomi yang mampu memberikan sumber pembiayaan kegiatan yayasan.

Koperasi Toko mini PP sumurnangkah, merupakan koperasi yang melayani santri dan masyarakat sekitar Modung bangkalan, berdiri sejak tahun 1985. Koperasi toko mini yang berlokasi di Jl. Suwa’an Modung Bangkalan Jawa timur. Wilayah di sekitar lokasi merupakan pusat kegiatan para santri dalam menuntut ilmu agama.

Dengan usaha awal sebagai koperasi toko sembako kini toko PP Sumurnangkah telah menjadi toko serba ada yang melayani semua masyarakat yang ada disekitarnya. mulai dari kebutuhan bahan makanan, minuman sehari-hari, alat dapur, alat tulis, minyak, beras, sabun, rokok, dll. barang-barang toko sembako yang cukup lengkap dan didukung dengan variasi produk penjualan yang beraneka ragam.

Pada 2009 setelah pelanggan Toko PP Sumurnangka semakin banyak, karyawan pun mulai kualahan melayani mereka, maka Owner/pemilik melakukan renovasi yaitu merubah penataan tokonya menjadi berbentuk Toko mini guna mempermudah pelanggan memilih barang-barang yang cukup besar dan bernilai sedang (tidak terlampau mahal). Awalnya rencana tersebut mendapatkan kritikan dari sebagian karyawan yang senior yang merasa khawatir akan hilangnya barang-barang dagangan karena pembeli yang nakal, owner merasa bahwa kenyamanan konsumen lebih berharga dibandingkan sebagian barang yang mungkin tercuri oleh sebagian konsumen. Barang-barang seperti makanan snack, permen, peralatan alat sekolah, peralatan kamar mandi, seperti shampoo dan sabun, dan lain-lain pun mulai dipajang dengan rak, adapun kekurangan dari toko mini PP Sumurnangka ini tidak memiliki mesin kasir yang terkomputerisasi sehingga kasir masih kewalahan untuk menentukan stok barang yang masih ada apabila banyak pelangggan menanyakan barang yang di butuhkan. Animo masyarakat dengan perubahan tersebut sangat baik mereka menyambutnya dengan gembira, omset harian pun meningkat, jumlah pelanggan yang terlayani pun semakin banyak serta terlayani walau masih manual.

Dengan cabang baru yang memiliki 13 pekerja dan didikung berbagai fasilitas penunjang, kini koperasi toko PP Sumurnangkah semakin siap untuk melayani masyarakat sebagai pusat perbelanjaan yang lengkap dan memberikan suasana belanja yang nyaman bagi pengunjungnya.

1.2. Struktur Organisasi

Berikut adalah contoh Struktur organisasi sederhana Toko PP Sumurnangka, struktur Organisasi yang dibuat masih bersifat sederhana. Adapun masing-masing jabatan memiliki tanggung jawab dan tugas pekerjaaan sebagai berikut.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Toko PP Sumurnangka

Karyawan Toko PP Sumurnangka :

Bahri Adi wijaya 7. Antok
Saiful anam 8. Rizal
Karim 9. Abdul qodir
Maimuna 10. Mamat
Andi 11. Rokaiyah
Ruddin 12. Ainul

1.3. Wewenang dan Tanggung Jawab

1.3.1. Tanggung Jawab Pemilik/Owner

A. Bertanggung jawab kepada pemilik

B. Bertanggung jawab atas kelancaran toko

C. Bertanggung jawab atas barang-barang di toko

D. Bertanggung jawab atas kelengkapan toko

E. Bertanggung jawab atas harga, kualitas, kuantitas, dan kontinuitas barang

F. Bertanggung jawab atas keuntungan dan hasil penjualan

1.3.2. Tugas Pemilik Toko

1. Kontrol Manajemen

2. Kontrol kinerja perusahaan

3. Menentukan kebijakan-kebijakan strategi.

1.3.3. Tugas Manajer

1. Kontrol Gudang

2. Kontrol penerimaan barang

3. Kontrol barang kadaluarsa (expired)

4. Kontrol Quality

5. Kontrol order mingguan/bulanan (periodik)

6. Kontrol BS (Broken Stock) dan CN (Credit Note)

7. Kontrol schedule supplier

8. Kontrol barang yang dijual

9. Membuka dan menutup took (bertanggung jawab atas kunci)

10. Selalu berhubungan dengan customer

11. Kontrol kebersihan took, lampu, dan rak

12. Kontrol display barang

13. Kontrol omzet

14. Kontrol barang berhadiah

15. Mengkoordinasi pramuniaga

16. Kontrol investasi perusahaan

17. Kontrol kasir dan mesin register

18. Kontrol faktur, PO, harga jual, dan label harga

19. Kontrol target dan realitas

20. Kontrol omzet

21. Kontrol Penyiapan uang

1.3.4. Tugas Penyedia bagian gudang

Memeriksa barang yang kosong
Merapikan barang
Memeriksa dan control barang yang rusak
Memajang barang menurut jenisnya
Memajang barang sesuai FIFO
Mempelajari dan mengenali barang
Mempelajari barang tang fast moving dan slow moving
Memberikan service terbaik kepada pelanggan.

1.3.5. Tugas Kasir

Berkepribadian baik dan menarik
Murah senyum ramah dan supel, mudah bergaul, dan pandai berkomunikasi.
Teliti, rapih dan cekatan
Bertanggung jawab penuh dan jujur
Berpakaian rapi, berpenampilan baik, dan rendah hati
Mengerti dan mampu mengoperasikan mesin register dan hafal kode departemen barang
Disiplin dan selalu bekerja sama dengan sesama karyawan.

1.4. Use Case Diagram Sistem Berjalan

Dalam proses perancangan sistem informasi transaksi penjualan pada toko PP Sumurnangka diperlukan analisa sistem berjalan saat ini, Use Case Diagram ini menjelaskan secara detail apa yang dilakukan pada sistem saat ini, aktifitas dan siapa saja yang telibat didalamnya.

Gambar 3.2 Diagram Use Case

Use case diagram pada gambar 3.2 dapat dilihat bahwa sistem informasi transaksi penjualan ini memiliki 5 aktor, yaitu pemilik, penyedia, kasir, pemasok dan pelanggan, dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Pemilik/Admin.

a. Data laporan : admin menerima laporan-laporan hasil dari penjualan/pembelian.

b. kebijakan/peraturan : admin menentukan dan membuat kebijakan pada tokonya sendiri.

2. Penyedia/gudang.

a. stok : penyedia mengecek sisa stok barang yang masih ada.

b. pesan : penyedia melakukan pemesanan barang yang sudah habis

c. barang : penyedia mengontrol atau mengecek kondisi barang yang rusah atau kadaluarsa

3. kasir.

a. jual : kasir melakukan transaksi penjualan barang kepada pelanggan

4. pemasok/supplier

a. suplai : pemasok melakukan penyuplaian barang pada penyedia yang di pesan dari penyedia

5. pelanggan.

a. beli : pelanggan melakukan pembelian barang pada toko PP sumurnangka.

1.5. Aktivity Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.3 Diagram Aktivity

1.6. Analisa Permasalahan

Telah di gambarkan dan di jelaskan rincian dari kegiatan pengolahan data barang toko PP Sumurnangka dalam bentuk Use Case dan Activity Diagram maka, dapat di simpulkan bahwa permasalahan yang timbul dalam proses tersebut adalah sering terjadinya kesalahan dalam transaksi penjualan dan pengolahan , mulai dari data barang sampai ke pemberian harga pada masing-masing barang karena program yang di gunakan masih manual atau dengan Microsoft excel. Sehingga data yang di simpan tidak terstruktur dengan baik, pengolahan data jika tidak dilakukan secara sistematis dan memiliki prosedur dalam pengolahan maka dapat menimbulkan kerumitan yang menyebabkan proses pengolahan data berjalan secara tidak teratur bahkan bisa jadi data yang di olah menjadi acak-acakan.

Proses yang seperti ini sangat menggangu sekali pada operasional toko terutama dalam proses pengolahan data barang, proses menjadi lambat serta hasil yang tidak maksimal.

1.7. User Requirment

User requirment dilakukan untuk menspesifikasikan keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem yang akan dirancang. Berdasarkan analisa permasalahan yang telah dilakukan di atas, maka akan dirancang sebuah sistem yang diharapkan mampu menyelesaikan atau mengurangi berbagai permasalahan yang akan dilakukan elisitasi tahap I berisi seluruh rancangan sistem informasi jurnal ilmiah yang diminta oleh pihak user melalui proses wawancara dan di buatkan tabel untuk menterjemahkan kebutuhan yang di inginkan user, seperti di bawah ini :

Tabel 3. 1 Elisitasi tahap I

Functional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat:
1	Menampilkan Halaman Utama
2	Menampilkan Profil Toko PP Sumurnangka
3	Menampilkan Informasi tentang Toko PP Sumurnangka
4	Menampilkan Form Login / Masuk
5	Menampilkan Halaman Admin
6	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master barang.
7	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master kategori
8	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master suplier.
9	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master satuan.
10	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master user.
11	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master toko.
12	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master member.
13	Menampilkan seluruh data laporan pembelian
14	Menampilkan seluruh data laporan penjualan
15	Menampilkan seluruh data laporan profit penjualan.
16	Menampilkan seluruh data laporan neraca keuangan.
17	Menampilkan seluruh data laporan arus barang.
18	Menampilkan seluruh data laporan PO barang.
19	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi pembelian.
20	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi penjualan/mesin kasir.
21	Menampilkan data setoran penjualan.
22	Menampilkan data stok barang.
23	Menu logout atau keluar

Elisitasi Tahap II merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

a). M pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

b). D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

c). I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Seperti tabel di bawah ini :

Tabel 3. 2 Elisitasi Tahap II

Functional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat:		M	D	I
1	Menampilkan Halaman Utama			√
2	Menampilkan Profil Toko PP Sumurnangka		√
3	Menampilkan Informasi tentang Toko PP Sumurnangka		√
4	Menampilkan Form Login / Masuk	√
5	Menampilkan Halaman Admin		√
6	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master barang.	√
7	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master kategori	√
8	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master suplier.	√
9	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master satuan.	√
10	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master user.	√
11	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master toko.	√
12	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master member.	√
13	Menampilkan seluruh data laporan pembelian	√
14	Menampilkan seluruh data laporan penjualan	√
15	Menampilkan seluruh data laporan profit penjualan.	√
16	Menampilkan seluruh data laporan neraca keuangan.		√
17	Menampilkan seluruh data laporan arus barang.		√
18	Menampilkan seluruh data laporan PO barang.		√
19	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi pembelian.	√
20	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi penjualan.	√
21	Menampilkan data setoran penjualan.	√
22	Menampilkan data stok barang.	√
23	Menu logout atau keluar	√

Elisitasi Tahap III merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

a. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

b. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

c. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

a). High (H): Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

b). Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

c). Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Seperti tabeli di bawah ini :

Tabel 3. 3 Elisitasi Tahap III

Feasibility		T			O			E
Risk		L	M	H	L	M	H	L	M	H
1	Menampilkan Halaman Utama	√			√			√
2	Menampilkan Profil Toko PP Sumurnangka	√			√			√
3	Menampilkan Informasi tentang Toko PP Sumurnangka		√		√			√
4	Menampilkan Form Login / Masuk	√			√			√
5	Menampilkan Halaman Admin	√			√			√
6	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master barang.		√		√				√
7	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master kategori	√			√				√
8	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master suplier.	√			√				√
9	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master satuan.		√		√				√
10	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master user.	√			√				√
	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master toko.		√			√				√
	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master member.	√			√				√
	Menampilkan seluruh data laporan pembelian		√			√				√
	Menampilkan seluruh data laporan penjualan		√			√				√
	Menampilkan seluruh data laporan profit penjualan.		√			√				√
	Menampilkan seluruh data laporan neraca keuangan.			√		√				√
	Menampilkan seluruh data laporan arus barang.			√		√				√
	Menampilkan seluruh data laporan PO barang.			√		√				√
	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi pembelian.		√			√				√
	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi penjualan.		√			√				√
	Menampilkan data setoran penjualan.		√			√				√
	Menampilkan data stok barang.		√			√				√
	Menu logout atau keluar	√			√			√

Elisitasi tahap IV merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Tabel 3. 4 Elisitas Tahap IV

Functional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat:
1	Menampilkan Halaman Utama
2	Menampilkan Profil Toko PP Sumurnangka
3	Menampilkan Form Login / Masuk
4	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master barang.
5	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master kategori
6	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master suplier.
7	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master satuan.
8	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master user.
9	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master toko.
10	Menampilkan Form input, hapus, ubah dan tombol submit pencarian data master member.
11	Menampilkan seluruh data laporan pembelian
12	Menampilkan seluruh data laporan penjualan
13	Menampilkan seluruh data laporan profit penjualan.
14	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi pembelian.
15	Menampilkan Form input, hapus dan cetak transaksi penjualan.
16	Menampilkan data setoran penjualan.
17	Menampilkan data stok barang.
18	Menu logout atau keluar

AAtukangSATE

Selasa, 16 Juni 2015

TA bab 3 MIS transaksi